ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่างๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ข้อมูลจึงจำเป็นต้องเป็นข้อมูลที่ดีมีความถูกต้องแม่นยำ

สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ

aaaaaการจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล

รูปที่ 2.1 แสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลและสารสนเทศ

ตัวอย่างข้อมูลและสารสนเทศ

รูปที่ 2.2 ตัวอย่างระเบียนประวัติของนักเรียน

ข้อความบนระเบียนประวัติของนักเรียนจากรูปที่ 2.2 ทำให้ทราบว่า เพชร แข็งขัน เป็นนักเรียนชาย เกิดวันที่ 12 เดือนมกราคม ปีพุทธศักราช 2525 ดังนั้นข้อความ เพชร แข็งขัน ชาย และ 12 ม.ค. 2525 ที่อยู่บนระเบียนประวัตินักเรียนจึงเป็นข้อมูล

ถ้ามีการนำข้อมูลเกี่ยวกับปีเกิดของนักเรียนทั้งโรงเรียนจากระเบียนประวัติไปแจกแจงตามปีเกิด ตามรูปที่ 2.3

รูปที่ 2.3 ตัวอย่างสารสนเทศที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามปีเกิด

การจัดการข้อมูลในคอมพิวเตอร์

ข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ จะถูกแปลงเพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ กล่าวคือ ข้อมูลที่จัดเก็บจะมีลักษณะเป็นสัญญาณดิจิทัล (สัญญาณไฟฟ้า) ซึ่งลักษณะการแทนข้อมูลต่างๆ ของคอมพิวเตอร์นั้นจะใช้รหัสของเลขฐานสอง (binary number) ประกอบด้วยเลข 2 ตัวคือ 0 และ 1 (0 แทนสัญญาณปิดและ 1 แทนสัญญาณเปิด) ตัวเลข 0 และ 1 ของระบบเลขฐานสองแต่ละตัวจะมีหน่วยเรียกว่าบิต (bit) ซึ่งมาจากคำว่า Binary digit การนำตัวเลข 0 และ 1 เขียนเป็นชุดเพื่อแทนอักขระต่างๆ โดยทั่วไปจะประกอบด้วยเลข 0 หรือ 1 จำนวน 8 บิตเรียงกัน เป็นหน่วยที่ใหญ่ขึ้น เรียกว่า ไบต์ (byte) แต่ละไบต์จะสามารถแทนอักษร ตัวเลขหรือสัญลักษณ์ได้ 1 ตัว

รหัสแทนข้อมูล

รหัสแอสกีและเอบซีดิค จะใช้เลขฐานสอง (0 หรือ 1) จำนวน 8 หลักแทนข้อมูลหนึ่งตัว หรือ 1 byte ดังนั้นรหัสแทนข้อมูลทั้งแอสกีและเอบซีดิคจะสามารถแทนข้อมูลที่แตกต่างกันได้ทั้งหมด 2⁸ หรือ 256 แบบ

Unicode เป็นรหัสแบบ 16 บิต จึงมีความสามารถในการแทนข้อมูลได้สูงถึง 2¹⁶ หรือเท่ากับ 65,536 แบบ อย่างไรก็ตาม รหัสแอสกีก็ยังสามารถใช้ได้กับรหัส Unicode เนื่องจากอักขระ 256 ตัวแรกของ Unicode จะมีลักษณะเดียวกับรหัสแทนข้อมูลแบบแอสกี แต่จะเติม 0 ไว้ข้างหน้าจำนวน 8 บิต เช่น 0111 0100 ในรหัสแอสกีแทน t ถ้าเป็นUnicode จะเป็น 0000 0000 0111 0100

หน่วยของข้อมูล

ความหมายของศัพท์ที่ใช้

คำศัพท์	ความหมาย
บิต (Bit )	หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุด
ไบท์ (Byte )	หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำบิตมารวมกันเป็นตัวอักษร
ฟิลด์ ( Field )	หน่วยของข้อมูลที่ประกอบด้วยหลาย ๆ ตัวอักษร เพื่อแทนความหมายของสิ่งหนึ่ง เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ เป็นต้น
เรคคอร์ด ( Record )	หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำเอาฟิลด์หลาย ๆ ฟิลด์ มารวมกันเพื่อแสดงรายละเอียด ข้อมูลในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น เรคคอร์ดหนึ่ง ๆ ของพนักงานประกอบด้วย ฟิลด์ ต่าง ๆ เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ แผนก เงินเดือน เป็นต้น
แฟ้มข้อมูล ( File )	หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำเอาเรคคอร์ดหลาย ๆ เรคคอร์ดมารวมกัน
เอนทิตี้ ( Entity )	ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่งอาจเกี่ยวกับคน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้พนักงาน สินค้า ลูกค้า การสั่งซื้อ เป็นต้น
แอทริบิวต์ ( Attribute )	รายละเอียดขอข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้พนักงานประกอบด้วย แอทริบิวต์รหัสพนักงาน ชื่อ ที่อยู่ หรือแอทริบิวตแผนก ประกอบด้วย แอทริบิวต์รหัสแผนก ชื่อ เป็นต้น
ความสัมพันธ์ ( Relationship )	คำกิริยาที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสองเอนทิตี้ เช่น เอนทิตี้พนักงาน และเอนทิตี้แผนก มีความสัมพันธ์ในด้าน “ ทำงานสังกัดอยู่ ” นั่นคือพนักงานแต่ละคนทำงานอยู่ในแผนกใดแผนหนึ่ง เป็นต้น

หน่วยวัดขนาดของข้อมูลในคอมพิวเตอร์

จิกะไบต์ (gigabyte) หรือ จิกะไบต์ ใช้ตัวย่อว่า GB เป็นหน่วยวัดขนาดของข้อมูลในคอมพิวเตอร์ เช่น ใช้เป็นหน่วยวัดความจุของหน่วยความจำหรือฮาร์ดดิสก์

จิกะไบต์ มีขนาดอ้างอิงหลัก ๆ ได้สองอย่างคือ
1 GB = 1,000,000,000 ไบต์ (หนึ่งพันล้านไบต์) ใช้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ และในวิศวกรรมสื่อสาร 1 GB = 1,073,741,824 ไบต์ ซึ่งเท่ากับ 2³⁰ ไบต์ มีใช้ในระบบปฏิบัติการ วิศวกรรมคอมพิวเตอร์ และวิทยาการคอมพิวเตอร์

เพื่อป้องกันความสับสนระหว่างสองความหมายข้างต้น หน่วยงานมาตรฐาน IEC แนะนำให้เรียกปริมาณ 1,073,741,824 ไบต์เป็นชื่อใหม่ว่า จิบิไบต์ หรือ กิบิไบต์ (gibibyte) และใช้ตัวย่อว่า GiB แทน ในขณะที่ปริมาณ 1,000,000,000 ไบต์ยังคงใช้ จิกะไบต์ตามเดิม

พหุคูณของไบต์

อุปสรรคฐานสิบ			อุปสรรคฐานสอง
ชื่อ	สัญลักษณ์	ค่าพหุคูณ	ชื่อ	สัญลักษณ์	ค่าพหุคูณ
กิโลไบต์	KB	10³	กิบิไบต์	KiB	2¹⁰
เมกะไบต์	MB	10⁶	เมบิไบต์	MiB	2²⁰
จิกะไบต์	GB	10⁹	จิบิไบต์	GiB	2³⁰
เทระไบต์	TB	10¹²	เทบิไบต์	TiB	2⁴⁰
เพตะไบต์	PB	10¹⁵	เพบิไบต์	PiB	2⁵⁰
เอกซะไบต์	EB	10¹⁸	เอกซ์บิไบต์	EiB	2⁶⁰
เซตตะไบต์	ZB	10²¹
ยอตตะไบต์	YB	10²⁴

ลักษณะการประมวลผลข้อมูล

ข้อมูล คือข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ส่วน สารสนเทศ คือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมถูกต้อง จนได้รูปแบบผลลัพธ์ ตรงความต้องการของผู้ใช้ ข้อมูลที่จะนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องมีคุณสมบัติพื้นฐานดังต่อไปนี้

1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้ จะทำให้เกิดผลเสียหายมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของการประมวลผลส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้นและรายงาน ตามความต้องการของผู้ใช้

3.ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมและวิธีการทางปฏิบัติ ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์เหมาะสม

4.ความชัดเจนกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่ในการจัด
เก็บข้อมูลมาก จึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัด
สื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่อข้อมูลให้เหมาะสม เพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

5.ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ

ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายอย่าง ประกอบกันคือ

1. การรวบรวมข้อมูล

2. การแยกแยะ

3. การตรวจสอบความถูกต้อง

4. การคำนวณ

5. การจัดลำดับหรือการเรียงลำดับ

6. การรายงานผล

7. การสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น

การประมวลผลข้อมูล จึงเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญ เพราะข้อมูลที่มีอยู่ รอบๆ ตัวเรามีเป็นจำนวนมากในการใช้งานจึงต้องมีการประมวลผล เพื่อให้เกิดประโยชน์ กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จึงประกอบด้วยกิจกรรมการ เก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งต้องมีการตรวจสอบ ความถูกต้องด้วย กิจกรรมการประมวลผลซึ่งอาจจะเป็นการแบ่งแยกข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ และกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูลซึ่งอาจต้อง มีการทำสำเนา ทำรายงาน เพื่อแจกจ่าย

วิธีการประมวลผล มี 2 ลักษณะ คือ

(1) การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)

หมายถึง การทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผลการประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงินเอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง

(2) การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)

หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องการทราบข้อมูลผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำข้อมูล นั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานหรือสรุปผลหาคำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน

********************************************************

************** แบบทดสอบ เรื่อง ข้อมูลและสารสนเทศ ************

***************** คลิกเพื่อทำแบบทดสอบ ********************

*******************************************************

ป้ายกำกับ

วันเสาร์ที่ 9 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2556